Arkivskanning

Trenger du hjelp til å digitalisere et helt arkiv eller brenner du for å lage vakre gamle bøker tilgjengelig på Internett? Ta gjerne kontakt med oss på CogiDocs AS.

 

La oss hjelpe deg med å lage et elektronisk arkiv

Mange har arkivene sine i papirform, og gjerne et stykke unna fra der man utfører arbeidsoppgavene.

CogiDocs har lang og god erfaring med å skanning av dokumenter, indeksering og kategorisering av dokumenter for små og store organisasjoner inn i et elektronisk arkiv. I samarbeid med våre svenske kollegaer er vi også i stand til å skanne pasientjournaler og mikrofilm.

Vi vil gjerne digitalisere arkivet ditt, slik at dokumentene lett blir tilgjengelig for ansatte i din organisasjon.

  • Sikker lagring
  • Søkbart
  • Enklere å dele dokumenter
  • Finn dokumenter der dere er
  • Elektronisk dokumentbehandling
  • Tilgjengelig ved pålogging på internett

 

Se hvordan vi hjalp Namsskogan kommune:

Hvor er dokumentet?

Namsskogan kommune ønsket å få full oversikt over sitt interne HR- arkiv som var godt plassert i kjelleren.

I mange kommuner er historiske dokument arkivert i et fysisk arkiv, et papirarkiv. Arkivene befinner seg ofte i en kjeller eller kanskje i en helt annen bygning. Om du trenger et av disse dokumentene, kan det tid og mye tålmodighet før du har det på arbeidsbordet ditt.

 Slik var det også for Namsskogan kommune.

CogiDocs sendte egne ansatte for å rydde opp i det papirbaserte arkivet, fikk det pakket og transportert til CogiDocs egne produksjonslokaler. Der ble hele arkivet skannet og digitalisert.

De digitaliserte dokumentene ble levert kommunens elektroniske arkiv, via Documasters
frittstående NOARK 5 godkjente arkivkjerne.

Etter leveranse av tjenesten

I dag logger kommunens HR inn på sin elektroniske løsning, og søker opp hvert enkelt dokument gjennom definerte søkekriterier.

Og fra man starter å lete, tar det kun sekunder før dokumentet vises på skjerm.

Riktig informasjon blir levert til riktig tid.

Etter endt oppdrag sørget også CogiDocs for å få pakket og sendt det allerede skannede materialet til avtalt deponi i Trondheim, for videre arkivering.

Tilbakemelding fra Stian Brekkvassmo, Ordfører, Namsskogan kommune

 

” Når Namsskogan kommune skulle velge seg en samarbeidspartner for å få digitalisert vårt HR-arkiv, så ble CogiDocs det naturlige valget. Cogidocs var rett og slett best på service, kvalitet og pris. 

CogiDocs kunne levere akkurat det vi etterspurte, innenfor de krav vi er pålagt å følge.

Det var heller ikke noen ulempe at selskapet hadde lang erfaring fra denne bransjen.

Det er også lurt når man skal velge en samarbeidspartner, at vi liker dem vi skal samarbeide med.

Det va ein søkki trivelig selger som vi møtt. 

Og det er jo slik at selv om vi driver en kommune, så leker vi ikke business. Vi gjør business med folk vi liker.

Og derfor ble falt valget ganske enkelt på CogiDocs AS”.